In das Fahrtenbuch müssen für jede betrieblich veranlasste Fahrt einzeln folgende Angaben zeitnah eingetragen werden:
- Datum, Uhrzeit
- Km-Stand am Anfang der Fahrt (muss dem Ende der letzten Fahrt entsprechen)
- Km-Stand am Ende der Fahrt
- Ziel der jeweiligen Fahrt:
- aufgesuchte Firma/Kunde(in),
- Ort, Straße, Hausnummer
- Gesprächspartner (wenn nicht mit Kunde(in) identisch)
- Zweck des Besuchs (möglichst aussagekräftig)
Wer ein bestimmtes Ziel häufig aufsucht, kann für die Adresse eine Abkürzung in einer Legende, sie sich im Fahrtenbuch selbst befindet, verwenden. Diese Erleichterung wird allerdings teilweise abgelehnt, ein Urteil dazu gibt es nicht. M.E. wäre es reine Schikane von den Steuerbürgern zu verlangen, bei mehreren identischen Zielen jeweils die vollständige Adresse abzuschreiben.
Wer pro Tag mehrere Ziele aufsucht, empfehle ich, die einzelnen Teilabschnitte einer Fahrt mit mehreren Stationen getrennt aufzuzeichnen einschließlich der Rückfahrt an den Betriebssitz. Allerdings akzeptiert das Finanzamt bei einheitlichen beruflichen Reisen, die aus mehreren Teilabschnitten bestehen, dass die Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden können. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.
Abweichungen der tatsächlich zurückgelegten Strecke von der kürzesten Route sind nach der Rechtsprechung in gewissen Grenzen unschädlich. Wenn man die Umwegstrecke im Fahrtenbuch erläutert (z.B. Umwegfahrt wg. Stau auf der A9), kann man Streit mit dem Finanzamt von vorneherein vermeiden.
Fahrten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb des Fahrzeugs stehen (Tanken, Reparaturen) sind rein betriebliche Fahrten, da das Fahrzeug als solches dem betrieblichen Bereich zugeordnet wurde.
Die Fahrten zwischen Wohnung und „erster Arbeitsstelle” sind dem betrieblichen Bereich zuzuordnen jedoch gesondert zu kennzeichnen, da sie nur beschränkt mit 0,30 € pro Entfernungskilometer (bzw. 2021 0,35 € und ab 2022 rückwirkend eingeführt 0,38 € ab dem 20. Entfernungskilometer) abzugsfähig sind. Die erste Arbeitsstelle ist gilt als diejenige, an der sich der Hauptarbeitsplatz befindet. Demgegenüber sind Fahrten zu weiteren Arbeitsstellen betrieblich veranlasst und voll abzugsfähig, egal ob von der Wohnung, von der ersten Arbeitsstelle oder von einem anderen Ort aus angesteuert.
Hinsichtlich der Privatfahrten sind nur das Datum des Beginns der ersten Privatfahrt und der km-Stand am Anfang und am Ende der letzten Privatfahrt einzutragen.
Ein privater Zwischenstopp auf einer Fahrt mit dienstlichem Fahrtziel ist unschädlich, solange er keine Mehrkilometer verursacht. Als Vorsichtsmaßnahme sollte man durch private Zwecke veranlasste Umwegstrecken vermeiden sowie alle dabei anfallenden und nachweisbaren Belege, etwa bei Kartenzahlungen. Das Finanzamt hat nämlich ein uneingeschränktes Einsichtsrecht in private Konten.
Am Ende des Jahres sind die km-Summen zu bilden aller
- betrieblich veranlassten Fahrten
- davon Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstelle
- private Fahrten
Die Summe der Teilbereiche betrieblich und privat bildet die Gesamtfahrleistung des Fahrzeugs in einem Jahr.
RA und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller, München, www.msa.de, eller(at)msa.de