Elektronische Fahrtenbücher unterliegen vielfältigen Anforderungen

BFH verwirft Excel-Tabelle als Fahrtenbuch wegen Manipulationsgefahr.

Wer ein betriebliches Fahrzeug privat nutzt, muss den privaten Anteil pauschal mit 1% des Brutto-Listenpreises pro Monat als Einnahme versteuern; zusätzlich fällt 19% Umsatzsteuer an. Um diese oft ungünstige Pauschalierung zu vermeiden, ist ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch erforderlich. Wer sich bei dieser lästigen Aufgabe elektronischer Hilfsmittel bedienen möchte, beispielsweise die erforderlichen Angaben in eine Excel-Datei im mitgeführten Laptop eintragen möchte, erlebt eine böse Überraschung: Im Urteil vom 16.11.2005 (VI R 64/04) erkennt der BFH elektronische Fahrtenbücher nur an, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder aber dokumentiert werden. Bei Standard-Software ist dies nicht möglich.

Elektronische Fahrtenbücher sollten daher nur mit speziellen Programmen geführt werden, die von der Finanzverwaltung und den Gerichten vorgeschriebenen Leistungsmerkmale aufweisen. Dazu gehört auch, dass die Angaben zu Art, Zweck und Ziel der Fahrten nicht nachträglich verändert werden können oder dass nachträgliche Veränderungen stets in der Datei dokumentiert oder offen gelegt werden können (rechtskräftiges Urteil des Finanzgerichts Münster vom 04.02.2010, 5 K 5046/07 E, U). Im System des Streitfalles konnten nur die Fahrdaten (Datum, Uhrzeit, Tachostand, Kilometer), die zunächst in einem Fahrdatenspeicher aufgezeichnet und zu spätem Zeitpunkt ausgelesen werden konnten, vom Anwender nicht mehr verändert werden. Da die restlichen Eingaben zu Ort und Zweck der Reise noch nachträglich korrigiert werden konnten, verwarf das Gericht die steuerliche Verwertbarkeit des Systems.

Damit wird ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt nur anerkannt, wenn die Angaben zur Reise bereits vor und während der Fahrt eingegeben werden (auch wenn es umständlich ist). Die von den Fahrzeugherstellern, etwa BMW und Porsche, angebotenen elektronischen Fahrtenbücher genügen den steuerlichen Anforderungen bislang noch nicht vollständig. Lediglich die Ortsangaben können teilweise mittels GPS-Ermittlung automatisch gespeichert werden. Daher ist dringend zu empfehlen, das System zeitnah und regelmäßig auszulesen und alle fehlenden Angaben auf einem Ausdruck handschriftlich und mit Datumsangabe zu ergänzen.

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