Nach einem Urteil des BFH vom 19.08.2002 (Az. VIII R 30/01) sind die zusätzlichen Kosten, die den Unternehmen durch die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entstehen, rückstellungsfähig. Das trifft in der Regel für den anteiligen Mietaufwand für Archivräume zu. Das Gleiche gilt für die Ausgaben, die den Unternehmen durch die Anforderungen in der digitalen Betriebsprüfung entstehen. Die Kosten betragen bei kleinen Unternehmen, die den Archivservice der DATEV in Anspruch nehmen, bereits mehr als 200 Euro im Jahr, da insgesamt und unabhängig von körperlicher oder elektronischer Aufbewahrung eine Dauer von 6 bzw. 10 Jahren mit einzubeziehen ist. Steuerberater schlagen ihren Mandanten nicht selten das Doppelte als Archivierungskosten auf, so dass die Rückstellung entsprechend höher eingestellt werden kann. Bei der tatsächlichen Entrichtung der Gebühren im Verlauf des Aufbewahrungszeitraumes muss die Rückstellung allerdings wieder aufgelöst werden, so dass im Endeffekt nur ein Steuerstundungseffekt eintritt. Der BFH fordert in seinem Urteil weiter, dass die anteiligen Beiträge für künftige Jahre abzuzinsen sind (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG). Bei Archivkosten von weniger als 1.000 € im Jahr erübrigen sich m. E die komplexen Berechnungen, da die Steuer nur marginal erhöht wird.
RA und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller, München, www.msa.de, eller(at)msa.de