Eine buchführungspflichtige Aktiengesellschaft stellte sich im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung auf den Standpunkt, dass den Zugriff des Finanzamtes auf folgende elektronische Dokumente in ihrem DV-System nicht gewähren müsse:
• auf die nur handelsrechtlich relevanten Konten der Finanzbuchhaltung wie
– Drohverlustrückstellungen,
– nicht abzugsfähige Betriebsausgaben und
– handelsrechtliche Steuerumlagen bei körperschaft- und gewerbesteuerlicher Organschaft.
• Eingangsrechnungen, die nach Einscannen vernichtet wurden, weil angeboten wurde, die gewünschten Dokumente auszudrucken.
Hintergrund der Weigerung des Unternehmens in Punkt 2 war, dass für bestimmte weiter zurückliegende Zeiträume steuerrelevante und nicht steuerrelevante gescannte Belege im Archivierungssystem nicht getrennt wurden und so das Finanzamt – mangels technischer Beschränkungsmöglichkeit – auch auf nicht steuerrelevante Belege zugreifen hätte können.
Der BFH gab im Beschluss vom 26.09.2007 (I B 53, 54/07) der Finanzverwaltung zutreffend in vollem Umfang Recht. Das Unternehmen hat sich einer elektronische Finanzbuchhaltung bedient, so dass alle nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO aufgezeichneten Vorgänge, insbesondere die zu führenden Bücher, elektronisch aufzubewahren sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) und darüber hinaus auch in den automatisierten Auswertungsfunktionen vorzuhalten sind, die ursprünglich mit den Datensätzen möglich waren. Wenn ein Unternehmen die Steuerbilanz aus der Handelsbilanz entwickelt, gehören zur Finanzbuchhaltung auch die nur handelsrechtlich relevanten Buchungssätze. Sie finden Eingang in den Unterschiedsbetrag gem. § 8 Abs. 1 KStG i.V.m. § 4 Abs. 1. Satz 1 EStG und zeitigen daher Steuerrelevanz, auch wenn sie dem steuerpflichtigen Gewinn wieder hinzugerechnet werden.
Es findet sich in der Abgabenordnung weder ausdrücklich noch aus der Systematik der elektronischen Aufbewahrungspflichten eine Ausnahme dafür, dass die nur handelsrechtlich relevanten Konten dem Finanzamt vorenthalten werden können. Dies gilt auch deshalb, weil handelsrechtliche Buchungen entgegen der Auffassung des Unternehmens u.U. doch in die Steuerbilanz aufzunehmen sind, und das Finanzamt auch Sachverhalte zugunsten des Steuerpflichtigen berücksichtigen muss.
Das Unternehmen konnte sich ferner nicht darauf zurückziehen, lediglich den Ausdruck von eingescannten und steuerrelevanten Belegen anzubieten. § 174 Abs. 5 Halbsatz 1 AO verlangt seit einer Änderung durch das Steuersenkungsgesetz (StSenkG vom 23.10.2000), dass elektronisch aufbewahrte Belege unverzüglich lesbar gemacht werden müssen und im Halbsatz 2 der Vorschrift, dass diese Unterlagen ausgedruckt werden müssen, falls die Behörde dies verlangt. Gleichzeitig ist mit der Einführung des § 147 Abs. 6 AO die „Nur“-Einschränkung in § 174 Abs. 5, Halbsatz 1 AO gestrichen worden, so dass die Verpflichtung zur Lesbarmachung nunmehr immer besteht, wenn die Originalunterlagen nicht mehr vorgelegt werden können. Den Ausdruck der Dokumente kann der Prüfer daher zusätzlich fordern, er bracht sich jedoch nicht auf diese Kenntnismöglichkeit verweisen lassen.
Dennoch ist der Beschluss, er im summarischen Verfahren der Vollziehungsaussetzung ergangen ist, in einer Hinsicht erfreulich: Der BFH hat klar ausgesprochen, dass eingescannte Belege in der digitalen Betriebsprüfung lediglich lesbar gemacht werden müssen, und nicht etwa auswertbar vorgehalten werden müssen, wie es die Vorinstanz, das FG Düsseldorf, im Urteil vom 05.02.2007 noch angenommen hat. Somit hält sich der BFH exakt an die Vorgaben bei der Einführung der digitalen Betriebsprüfung: Die Betriebsprüfer sollen die gleichen Auswertungsmöglichkeiten bekommen, wie sie den Unternehmensangehörigen in der Verarbeitung steuerrelevanter Daten zur Verfügung stehen aber eben nicht mehr. Was nur eingescannt und bildhaft aufgerufen werden kann, ist nicht maschinell auswertbar, so dass das Finanzamt eine derartige Auswertbarkeit in der digitalen Aufbewahrung auch nicht verlangen kann.
RA und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller, München, www.msa.de, eller(at)msa.de