Sind Mitarbeiter viel geschäftlich mit der Bahn unterwegs, rechnet sich für den Arbeitgeber eine Bahncard 25 oder 50 recht schnell, bei ausgesprochenen Vielreisenden eventuell sogar die Bahncard 100. Dann kann der Arbeitgeber entweder selbst Vertragspartner der DB AG werden oder der Mitarbeiter beantragt die Bahncard selbst, wobei ihm der Arbeitgeber die Kosten ersetzt.
Die Ausstellung auf den Mitarbeiter hat für den Arbeitgeber den nicht zu unterschätzenden Vorteil, dass er die von DB AG stets vorgesehene Vertragsverlängerung um jeweils ein Jahr nicht beachten muss. Eine übersehene Kündigung ist für den Arbeitgeber immer dann besonders ärgerlich, wenn der betreffende Mitarbeiter aus dem Betrieb ausscheidet oder im Folgejahr keine oder viel zu wenige Dienstreisen mit der Bahn zurückzulegen hat. Die Zusage des Arbeitgebers an den Mitarbeiter, die Kosten für die Bahncard zu übernehmen, sollte daher von vorneherein auf ein Jahr beschränkt werden.
Diese Lösung hat für den Arbeitgeber allerdings einen Nachteil: aus der Bahncard-Rechnung an den Mitarbeiter steht ihm kein Vorsteuerabzug zu.
In beiden Alternativen sollte für jeden Arbeitnehmer während der Laufzeit seiner Bahncard dokumentiert werden, dass die anlässlich seiner Dienstreisen durch die Rabattierung ersparten Beträge höher sind als die Kosten der Bahncard. Nur dann handelt es sich bei der Kostenübernahme durch den Arbeitgeber in voller Höhe um eine Betriebsausgabe. Erreicht die Ersparnis nicht die Rabattgebühr, handelt es sich beim übersteigenden Betrag um eine Sachzuwendung, die oberhalb der streng monatlich zu betrachtenden Freigrenze von 44,00 € im Monat lohnsteuerpflichtig ist.
RA und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller, München, www.msa.de, eller(at)msa.de