Auf Bahnfahrtkarten und Tickets örtlicher Verkehrsbetriebe fehlen einige Angaben, die auch für Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto in jedem Fall erforderlich sind. Trotzdem ist bei betrieblicher Veranlassung der Fahrt der volle Vorsteuerabzug möglich. Die Erklärung ist einfach: Fahrausweise müssen generell nur die nachfolgenden Angaben enthalten, damit der Vorsteuerabzug aus der Betriebsausgabe möglich ist:
- eine fortlaufende Nummer (wie in jeder normalen Rechnung)
- der Name und die Anschrift des Unternehmens, das die Beförderung ausführt
- das Ausstellungsdatum
- das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag als Bruttobetrag
- der gültige Steuersatz
Bei Bahntickets kann gem. § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG statt des Steuersatzes die Tarifentfernung angegeben werden, weil sich aus der festgelegten Grenze von 50 km Fahrstrecke der Umsatzsteuersatz aus dem Gesetz ergibt: eine zurückgelegte Strecke von bis zu 50 km führt zum ermäßigten Steuersatz von 7 % Prozent, ab 50 km gilt der Regelsatz von 19 % Umsatzsteuer.
Bei Fahrausweisen muss weder die Steuernummer des Unternehmens angegeben werden noch die Adresse des Beförderungsunternehmens, jedenfalls wenn sie sich eindeutig aus der Bezeichnung auf dem Fahrausweis ergibt. Diese Erleichterungen gelten ohne weitere Einschränkung also auch bei Ticketkosten über 250,00 € brutto.
Zu den Fahrausweisen gehören auch sämtliche Zuschläge (ICE-Aufschläge, Reservierungen, und dergleichen). Der Steuersatz für diese Zusatzleistungen ist identisch mit demjenigen, der für den Fahrausweis selbst gilt. Weil die Erleichterungen nur für Fahrausweise und eng verbundene Zusatzleistungen gelten, werden sie nicht für Rabattvergütungen wie der Bahncard gewährt. Diese berechtigt nämlich für sich genommen noch nicht zu einem Fahrtantritt.
Ist die Bahncard-Rechnung auf einen Mitarbeiter ausgestellt, der sie für betrieblich veranlasste Bahnfahrten nutzt, ist bei Kostentragung durch den Arbeitgeber nur die Verbuchung als Betriebsausgabe ohne Vorsteuerabzug zulässig. Die Ausstellung auf den Mitarbeiter hat für den Arbeitgeber den nicht zu unterschätzenden Vorteil, dass er die von DB AG stets vorgesehene Vertragsverlängerung um jeweils ein Jahr nicht beachten muss.
RA und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller, München, www.msa.de, eller(at)msa.de