Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten,
die digitale Revolution schreitet voran und wir verbringen immer mehr Zeit damit, Verträge, Versicherungspolicen, elektronische Kontoauszüge oder ganz normale Rechnungen aus den Eingeweiden der Online-Wirtschaft zu zerren. Bei betrieblicher Relevanz der Dokumente folgen 10 Jahre Achtsamkeit, dass die gespeicherten Originaldateien völlig unversehrt und jederzeit abrufbar bleiben. Sie wissen nicht warum? Dann kann ich Ihnen die Lektüre meines heutigen Hauptbeitrags unter Ziffer 2. nur empfehlen!
RA Peter Eller und sein Kanzleiteam
1. Abgabe- und Zahlungstermine September 2014
- Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für Juli 2014 (bei Dauerfristverlängerung)
bzw. für August 2014 (ohne Dauerfristverlängerung) sowie
der Lohnsteueranmeldung August 2014: 10.09.14 (Mi)
- Einkommensteuer- und Solidaritätszuschlagsvorauszahlung 3. Qu. 2014 10.09.14
- Schonfrist für Zahlung (Eingang auf Finanzamtskonto): 15.09.14 (Mo)
- Abgabe der ZM für August 2014 (bei monatlicher Abgabe) 25.09.14 (Di)
2. Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen im Sinne der Finanzverwaltung
Nicht nur elektronische Rechnungen, etwa im pdf-Format (dazu Mandantenrundschreiben vom September 2013), auch Kontoauszüge, die vom Kreditinstitut nicht mehr in Papierform sondern nur noch elektronisch an den Kunden übermittelt werden, sind als originär digitale Dokumente zu beurteilen. Diese in digitaler Form eingegangenen Unterlagen sind in dieser Form aufzubewahren und dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden (§§ 146, 147 AO). Die vom Bankprogramm zur Verfügung gestellte Datei darf also nicht verändert werden und muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments erfüllt die Aufbewahrungspflichten der AO dagegen nicht, weil der Ausdruck lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs darstellt und beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt ist. Es ist also darauf zu achten, dass die Dateien mit den elektronischen Kontoauszügen 10 Jahre lang jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht werden können und dem elektronischen Zugriff der Finanzbehörden zugänglich sind. Den Betriebsprüfern soll mit diesen Vorschriften ermöglicht werden, sich an der Quelle davon überzeugen zu können, dass die Kontoauszüge nicht gefälscht sind (LfSt Bayern, Verfügung vom 19.05.2014, www.elektronische-steuerpruefung.de/bmf/lfst-bayern-aufbewahrung-archivierung-elektronische-kontoauszuegen.pdf).
Voraussetzung für die strenge und weit reichende Aufbewahrungspflicht ist allerdings, dass der geprüfte Steuerpflichtige buchführungspflichtig ist, das heißt entweder eine Handels-oder Kapitalgesellschaft ist oder vom Finanzamt förmlich aufgefordert wurde, ab einem bestimmten Kalenderjahr zu bilanzieren. Die Finanzverwaltung ist ferner der Ansicht, dass auch derjenige betroffen ist, der freiwillig Bücher führt bzw. noch weiter, jeder der sich bei der Gewinnermittlung elektronischer Aufzeichnungen bedient. Wie so oft, fehlt es jedoch an einer eindeutigen Rechtsgrundlage für diese bürgerfeindliche Auffassung, so dass diese Rechtsfragen früher oder später die Finanzgerichte beschäftigen werden.
Denn der BFH hatte im Beschluss vom 16.02.2006 (X B 57/05) bislang nur entschieden, dass Einnahmeüberschussrechner (§ 4 Abs. 3 EStG) nicht verpflichtet sind, ordnungsgemäße Kassenbücher zu führen oder sich elektronischer Aufzeichnungsmöglichkeiten zu bedienen. Weder in der Abgabenordnung, noch im Umsatzsteuer- und Einkommenssteuergesetz finden sich entsprechende Vorschriften für eine solche Verpflichtung. Ausreichend sind für diesen Personenkreis lediglich geordnete Aufzeichnungen; z.B. geordnet abgelegte Belege, wobei die Tageseinnahmen aus Bargeschäften am Ende jeden Tages auf einem Beleg erfasst werden dürfen. Wie die Rechtslage für die Einnahmeüberschussrechner zu beurteilen ist, die freiwillig elektronische Aufzeichnungen anfertigen oder anfertigen lassen, dazu wirft das Urteil wenig ab.
Ich empfehle daher, nur elektronisch vorhandene Kontoauszüge in der Ursprungsdatei 10 Jahre lang lesbar vorzuhalten. Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen sollte eigentlich ab 2013 auf 8 Jahre verkürzt und soll ab 2015 nur noch 7 Jahre betragen. Dieser Gesetzesvorschlag ist allerdings wieder in den Kellergewölben des BMF verschwunden und es ist höchst ungewiss, ob er jemals wieder revitalisiert wird.
3. Elektronische Dienstleistungen sind ab 2015 mit dem Umsatzsteuersatz des Heimatlands des EU-Verbrauchers zu versteuern
Bei Unternehmern, die elektronische Dienstleistungen an private Abnehmer im EU-Ausland erbringen, z.B. ein e-Book verkaufen, fällt dafür nach den EU-rechtlichen Vorgaben ab 01.01.2015 die Umsatzsteuer nicht mehr in Deutschland sondern im Heimatstaat des Abnehmers zum dort gültigen Umsatzsteuersatz an. Die betroffenen Unternehmer müssen sich dann grundsätzlich in jedem tangierten EU-Staat umsatzsteuerlich erfassen lassen und dort ihren Melde- und Zahlungspflichten nachkommen. Ein neuer und unglaublicher Bürokratieaufwand für kleinere Unternehmen, die so schnell aus den elektronischen Märkten gedrängt würden. Deshalb wird für diese Unternehmen zeitgleich EU-weit das Verfahren in Bezug auf die so generierten EU-Umsatzsteuern durch den so genannten Mini-One-Stop-Shop (MOSS) vereinfacht. Die Teilnahme können deutsche Unternehmer ab dem 01.10.2014 elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern über ein Online-Portal beantragen. Weitergehende Informationen zum Verfahren des Mini-One-Stop-Shops werden wir betroffenen Mandanten rechtzeitig zur Verfügung stellen.
RA und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller, München, www.msa.de, eller(at)msa.de