Eine Holding AG stellte einer Tochtergesellschaft eine Jahresrechnung mit folgenden Inhalt: Für technische Beratung und technische Kontrolle im Jahr 1996 berechnen wir: Die Rechnung enthielt keine weiteren Angaben zum Leistungsgegenstand verwies auch nicht auf andere Geschäftsunterlagen. Das Finanzamt nahm eine Scheinrechnung an und versagte der GmbH den Vorsteuerabzug. Der BFH stutzte die nachlässige Rechnungsausstellerin zurück. Entweder sind diese Leistungen in der Rechnung genauer in Bezug zu nehmen (beispielsweise einzelne Projektarbeiten für Kunden) oder es ist in der Rechnung eindeutig auf aussagekräftige Unterlagen zu verweisen (BFH, Urteil vom 8.10.2008, V R59/07). Allein aus dem Umstand, dass zwei für die Holding-Gesellschaft tätige Ingenieure tatsächlich im Streitjahr Kontroll- und Beratungsleistungen für die Kläger ausgeführt hätten, reicht nicht aus.
Das Urteil geht ging auf eine weit verbreitete Praxis ein und birgt jede Menge Zündstoff vor allem für Konzern verbundene Unternehmen: diese leihen sich oft Arbeitnehmer aus und räumen Nutzungsmöglichkeiten ein, die nur sehr pauschal oder mit lediglich allgemein gehaltener Leistungsbeschreibung abgerechnet werden. Dennoch weist das Urteil zwei relativ wenig aufwendige Wege, um den Vorsteuerabzug zu retten. Einerseits empfiehlt es sich dringend, bei Dauerverhältnissen einen Grundlagenvertrag über das Austauschverhältnis abzuschließen und dort die Leistungen zu spezifizieren sowie die Vergütung festzulegen. In der Rechnung kann dann auf diesen Vertrag verwiesen werden, damit das Finanzamt von vornherein nicht auf die Idee kommt, es liege eine Scheinrechnung vor.
Ist dies zu aufwändig, weil der Leistungsaustausch nur kurzfristig oder variabel ist, so muss tatsächlich mehr Mühe für die Leistungsbeschreibung in der Rechnung aufgewandt werden. Am einfachsten ist es noch wenn zu den tatsächlich geleisteten Arbeiten Arbeitspapiere und andere Unterlagen aufzubewahren, auf die die Rechnung Bezug nehmen kann. Andernfalls bleibt nichts anderes übrig, als die einzelnen Leistungen und die ungefähren Zeiträume genauer zu beschreiben. Dies muss nicht auf den Tag genau sein, zu einer wöchentlichen oder monatlichen Abrechnung rate ich unter dem Eindruck des Urteils allemal. Aber selbst wenn das Kind einmal in den Brunnen gefallen sein sollte: In Konzern verbundenen Unternehmen ist für den Fall, das keiner der beteiligten Unternehmen die Insolvenz anmelden musste, die Rückzahlung des Betrages und damit die Umsatzsteuerkorrektur beim Leistungserbringer möglich.
RA und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller, München, www.msa.de, eller(at)msa.de