Nur wenn ein Rechnungsdokument die folgenden Kernangaben enthält, können fehlende Angaben in einer berichtigten Rechnung nachgeholt werden und der Vorsteuerabzug bleibt zum Zeitpunkt der ersten Rechnungsausstellung erhalten: Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondertem Umsatzsteuerausweis. Der BFH hat es im Urteil vom 12.03.2020, V R 48/17 z.B. nicht genügen lassen, dass ein Abrechnungsdokument über Softwareverkäufe als Gegenstand für eine „Transfer Sum November 2005“ in einem „Accounting Report“ lediglich den Gesamtnettoumsatz mit der Bezeichnung „Sales Products“ angegeben hatte.
Auch allgemein gehaltene Angaben für die Leistungsbeschreibung wie z.B. „für technische Beratung und Kontrolle im Jahr 1996" reichen nicht aus, die damit abgerechnete Leistung zu identifizieren, wenn diese sich weder aus den weiteren Angaben in der Rechnung noch aus ggf. in Bezug genommenen Geschäftsunterlagen weiter konkretisieren lässt (BFH-Urteil vom 08.10.2008, V R 59/07). Wird für das Leistungsdatum auf einen Lieferschein Bezug genommen, müssen dessen Daten stimmen und sich bestätigen lassen. Andernfalls versagt der BFH den Vorsteuerabzug aus der Rechnung und verweist auf die Möglichkeit der - rückwirkenden - Rechnungsberichtigung (BFH-Urteil vom 17.12.2008, XI R 26/07). Nach einem neueren Urteil vom 15.10.2018 (V R 29/19) hat der BFH allerdings als Leistungsbeschreibung „Trockenbauarbeiten“ ausreichen lassen, wenn gleichzeitig das Bauvorhaben angegeben wurde. Dies sei für die Identifizierung der Leistung ausreichend. Großzügig hat der BFH im gleichen Urteil entschieden, dass auch die Angabe des Rechnungsdatums als Bezeichnung des Leistungszeitraums genügt, wenn nach den Umständen des Einzelfalls davon auszugehen ist, dass die Werklieferung oder Werkleistung im Monat der Rechnungsstellung erbracht wurde.
Die Urteile zeigen jedoch, dass Rechnungen nur bezahlt werden sollten, wenn wirklich alle Formalia und zwar am besten im Rechnungsdokument selbst aufgeführt werden. Die Anforderungen an eine korrekte Stellung einer Rechnung, aus der der Vorsteuerabzug zulässig ist (§ 14 Abs. 1 UStG), sind:
1. der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers,
3. das Ausstelldatum der Rechnung
4. eine Rechnungsnummer, die fortlaufend mit einer oder mehreren Zahlenreihen einmalig vergeben wird
5. die Menge und die handelsüblichen Bezeichnungen des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
6. der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
7. das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und
8. der auf das Entgelt (Nummer 7) entfallenden Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung,
9. der angewandte Steuersatz
10. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Finanzamtes (Steuer-Registriernummer)
Bei einem Leistungsempfänger in einem anderen Land der EG kommen noch folgende Merkmale hinzu (§ 14a Abs. 2 S. 1 UStG):
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und
- diejenige des Leistungsempfängers.
Weniger Punkte sind bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 € (Bruttobetrag) zu beachten:
1. der vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
4. das Entgelt und der darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
RA und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller, München, www.msa.de, eller(at)msa.de