Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: durchschnittliche Aufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren ist maßgeblich.
21. April 2011

BFH verwirft den Kostenansatz für die volle Dauer der obligatorischen 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.

Bestimmte Geschäftsunterlagen müssen nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Stellt man auf eine Momentaufnahme ab, so stellt die durchschnittliche Aufbewahrungsdauer das arithmetische Mittel von 1 und 10 also 5,5 dar. Der BFH lässt daher im Urteil vom 18.01.2011 (X R 14/09) höchstens die jährlichen Mietkosten für einen speziellen Aufbewahrungsraum multipliziert mit dem Faktor 5,5 zur erstmaligen Rückstellungsbildung zu. Dies ist allerdings nur bei einem bestehenden Unternehmen logisch, wenn ein spezieller Aufbewahrungsraum neu angemietet wird und die Rückstellung bei bereits laufendem Geschäftsbetrieb neu gebildet wird.

 

Anders stellt sich die Sachlage bei einem neu gegründeten Unternehmen dar, bei dem es noch keine bereits angesammelten Unterlagen gibt, für die eine durchschnittliche Aufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren berechnet werden könnte. Mietet das Unternehmen in diesem Fall  einen Raum extra für den voraussichtlichen Aktenlager-Raumbedarf für 10 Jahre an, so entsteht der Aufwand für die voller Dauer von 10 Jahren bereits im ersten Jahr, für das die Aufbewahrungspflicht gilt. Dass der Raum in der Regel auf den 10-Jahresbestand an Unterlagen ausgelegt sein muss und dadurch im ersten Jahr nur zu einem Bruchteil ausgenutzt wird, darf keine Rolle spielen, da die Kosten für eine zehnjährige Mietdauer auf jeden Fall wirtschaftlich bereits dem ersten Jahr der Aufbewahrungspflicht zuzuordnen sind. Vom Steuerpflichtigen kann nicht verlangt werden kann, für jedes weitere Jahr einen weiteren genau dem erforderlichen zusätzlichen Platzbedarf entsprechenden Raum anzumieten. Die Argumentation des BFH geht jedoch stets von einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer aus und kann wie gezeigt bei einem neu gegründeten Unternehmen nicht greifen. Daher sollte in Ernstfall ein m. E. aussichtsreiches Rechtsmittelverfahren angestrebt werden.

Unternehmer

RA und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller, München, eller(at)msa.de
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