Das höchste deutsche Finanzgericht zeigt sich bei der Anerkennung von Fahrtenbüchern sehr restriktiv. Bereits wenige Mängel berauben ein Fahrtenbuch seiner Beweiskraft – mit der Folge, dass die 1%-Regelung angewandt wird (Urteile vom 10.04.2008, VI R 38/06, und vom 16.03.2006, VI R 87/04). Unschädlich waren dabei lediglich folgende kleinere Mängel:

- Eine Tankfahrt wurde im Fahrtenbuch vergessen, obwohl eine Tankrechnung vorlag,

- Die km-Leistung in einer Werkstattrechnung und im Fahrtenbuch stimmte nicht überein.

- Weicht bei einer Fahrt von über 800 km die Angabe gegenüber einem Routenplaner um 40 km ab, wird keine schädliche Umwegfahrt angenommen, da die Differenz weniger als 5 % beträgt.

In zwei Jahren wurde das Fahrtenbuch verworfen, weil zu viele Mängel aufgetreten waren:

- Bei einer Tankfahrt wurde das Abbuchungsdatum statt des Tankdatums angegeben.

- an einem Tag wurde eine relevante Umwegfahrt nicht aufgezeichnet.

- fehlerhafte Eintragung an einem weiteren Tag

- In einem weiteren Jahr fehlten 5 Tankfahrten fehlten und Angaben im Fahrtenbuch und während des Klageverfahrens über den Ort der Werkstatt widersprachen sich.

In einem Urteil vom 07.11.2008 (12 K 4479/07 E, rechtskräftig) hat das Finanzgericht Düsseldorf entschieden, dass ein Fahrtenbuch anzuerkennen ist, obwohl die Kilometerangaben von denjenigen eines Routenplaners abgewichen hatten, solange sich die Toleranz im Rahmen von 1 bis 1,5 % hält. Das Finanzgericht hat dazu ausgeführt, dass insbesondere in stauträchtigen Ballungsgebieten Umwegfahrten üblich seien, um absehbaren Verkehrsbehinderungen zu umfahren.

Insgesamt maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben im Fahrtenbuch hinreichend gewährleistet ist, so dass der Nachweis des Privatanteils möglich ist. So hat neuerdings das Niedersächsische Finanzgericht zugestanden, dass nur die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner im Fahrtenbuch selbst anzugeben sind (Urteil vom 16.06.2021, 9 K 276/19). Fehlende Adressangaben bei Kundenbesuchen einzelnen Hotelübernachtungen könnten durch externe Kundenlisten und Hotelbelege ersetzt werden, die der Prüfer gfs. anzufordern hat. weil ihm zumutbar sei, die Namen und Adressen aus weiteren Unterlagen wie Reisekostenunterlagen zu ermitteln (tendenziell strenger FG Köln, Urteil vom 15.09.2016, 10 K 2497/15). Die Anforderungen an das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuches dürfen laut FG nämlich nicht überspannt werden, damit in der Praxis aus der widerlegbaren Typisierung der 1%-Regelung nicht eine unwiderlegbare wird.

Nachträglich angefertigte Fahrtenbücher setzen zeitnah geführte Grundaufzeichnungen voraus, die dem Prüfer gleichzeitig aushändigt werden müssen. Andernfalls wird das Fahrtenbuch abgelehnt wird, obwohl es in sich stimmig und fehlerfrei ist (BFH Urteil vom 14.12.2006 – IV R 62/04).

Angesichts der strengen Urteile sollten Fahrtenbücher immer exakt, zeitnah und vollständig geführt werden, was auch elektronisch möglich ist. Nachträglich angefertigte Fahrtenbücher sind erst recht fehlerträchtig, fehlende Gebrauchsspuren und ein gleichmäßigen Schriftbild indizieren zudem eine unzulässige Nacherstellung, was vom Steuerpflichtigen kaum entkräftet werden kann.

RA und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller, München, www.msa.de, eller(at)msa.de