Aufbewahrungspflicht: Wie können Pdf-Rechnungen rechtssicher gespeichert werden?

Vollständige Pdf-Rechnungen in einem unabänderbaren Format sind unproblematisch, dürfen aber auf keinen Fall nach einem Ausdruck gelöscht werden.

Immer mehr Unternehmer erstellen ihre Rechnung nur noch als als Pdf-Datei und versenden sie im Anhang einer E-Mail. Dabei stellt sich für die Rechnungsempfänger die Frage, wie diese rechtssicher aufbewahrt werden können, um den Anforderungen der Abgabenordnung zu genügen. Viele bewahren noch alle Buchführungsunterlagen in Papierform auf. Sie drucken deshalb das elektronische Dokument aus und legen es bei den Papierdokumenten ab.

Am wichtigsten ist, dass die PDF-Rechnungsdatei als elektronisches Original-Dokument nicht gelöscht werden darf. Wenn das von den Rechnungsausstellern verwendete Dateiformat – wie üblich – keine Änderungen zulässt, muss lediglich dafür gesorgt werden, dass die Datei nach einem selbstbestimmten System, das eine leichte Auffindbarkeit gewährleistet, abgespeichert wird. Das Speichermedium oder eine spätere Kopie davon muss für die gesamte Aufbewahrungsdauer (10 Jahre ab Ende des Folgejahres des Rechnungseingangs) vorgehalten werden ebenso wie das zugehörige Programm von Adobe, das die Lesbarkeit der Datei erst ermöglicht.

Leicht auffindbar bedeutet, dass der Bezug zwischen Datei und Kopie in den Buchführungsunterlagen eindeutig ist, z.B. wie von mir empfohlen durch einen Dateinamen mit Angabe von Rechnungsaussteller und Rechnungsdatum. Die Dateibezeichnung darf nämlich geändert werden (und sollte auch unbedingt), weil davon der – unantastbare – Inhalt der Rechnung nicht betroffen ist. Mithilfe welchen Systems ein Dritter – im Ernstfall der Steuerprüfer – die zur Kopie zugehörige Originaldatei schnell und sicher auffindet, sollte ferner anhand einer allgemeinen Beschreibung dokumentiert werden.

Die E-Mail, mit der die Rechnungsdatei übermittelt wird, muss nur dann aufbewahrt werden, wenn sie zusätzliche buchungsrelevante Informationen aufweist, was man praktischer Weise ausschließen sollte. Denn wer kann jederzeit garantieren, dass er den gesamten oder auch selektierten E-Mail-Verkehr über 11 Jahre lang lesbar vorhalten wird? In diesen Fällen sollte daher unbedingt und vor der Bezahlung der Rechnung (das ist immer das beste Druckmittel) eine vollständige Rechnung mit allen relevanten Details verlangt werden.

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