Rechtskanzlei und Steuerkanzlei Peter Eller, Fachanwalt für Steuerrecht, Spezialist für Medienrecht, München
07/2011
Inhalt:
1. Steuertermine Juli
2. Deregulierung der elektronischen Rechnungen ab 01.07.2011 und neue Pflichten
Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten,
elektronische Rechnungen werden seit 01.07.2011 in einem sehr viel weiteren Umfang anerkannt. Der Steuerrundbrief ist ausschließlich diesem Thema gewidmet, das jeder Unternehmer kennen sollte. Der Bundestag hat das Gesetz am 09.06.2011 beschlossen und die vorgesehene Zustimmung des Bundesrats am 08.07.2011 gilt als sicher. Die neuen Vorschriften gelten dann rückwirkend bereits ab 01.07.2011. Selbstverständlich beantworte ich Ihnen
weitere Fragen gerne, denn in die folgenden kurzen Ausführungen habe ich nur die wichtigsten Punkte aufgenommen.
RA Peter Eller und sein Kanzleiteam
1. Abgabe- und Zahlungstermine Juli 2011
- Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für April 2011 (bei
Dauerfristverlängerung) oder für Mai 2011 (ohne) sowie
Lohnsteueranmeldung Mai 2011: 11.07.11
- Schonfrist für Zahlung (Eingang auf Finanzamtskonto): 14.07.11
- Abgabe der ZM für Mai 2011 (bei monatlicher Abgabe) 25.07.11
2. Deregulierung der elektronischen Rechnungen ab 01.07.2011 und neue Pflichten
Im Steuervereinfachungsgesetz 2011 werden u. a. die Regelungen zu den elektronischen Rechnungen in § 14 UStG grundlegend vereinfacht. Bislang waren nur elektronische Rechnungen im EDI-Verfahren oder mit qualifizierten elektronischen Signaturen umsatzsteuerlich anerkannt. In § 14 Abs. 1 und Abs. 3 UStG neuer Fassung werden die elektronischen Rechnungen in allen denkbaren elektronischen Formaten den Papierrechnungen gleichgestellt.
Zu empfehlen ist im Normalfall aber nur eine Rechnung in einem Format, das nachträglich nicht mehr verändert werden kann, also Formate von E-Mails und pdf-Dateien, nicht aber doc-, xls-, txt- und xml-Dateien. Auch Web-Downloads sind eher kritisch zu sehen. Denn wie bisher ist nicht nur die Echtheit der Rechnungsherkunft (Authentizität) sondern auch die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (Integrität) sicherzustellen. Bei veränderbaren Dateien ist dies nur bei der Integration in ein Archivierungssystem möglich.
Den Vorteilen von auslesbaren Rechnungen, die weiterverarbeitet werden können, stehen also zusätzliche Anforderungen gegenüber: an die Archivierung, an die Dokumentation der Prozesse und der Sicherungsvorkehrungen und an das zertifizierte Datenverarbeitungssystem. Die elektronischen Rechnungen sind nämlich im Originalzustand zehn Jahre lang elektronisch aufzubewahren.
Aber auch in den scheinbar einfachen Fällen der Rechnungsübersendung sollte man Vorsicht walten lassen und alle erforderlichen Maßnahmen jetzt einleiten und festschreiben. Nur ein Beispiel: bei bloßen E-Mails mit Rechnungsinhalt muss man sich Gedanken machen, ob diese noch in 10 Jahren im Originalzustand abgerufen werden können. Aus dem verwendeten E-Mail-Programm ist dies meist nicht mehr möglich, wenn man sich vor Augen hält, wie oft in 10 Jahren die Hardware gewechselt wird. Selbst die Speicherung aller pdf-Rechnungen über einen so langen Zeitraum hinweg ist nicht ganz problemlos. Die in Frage kommenden Speichermedien sowie deren Auffindbarkeit und Lesbarkeit müssen genauso festgelegt werden wie die Archivierungsroutinen. Das ist bei der Aufbewahrung von Papierrechnungen auch nicht anders, aber wesentlich übersichtlicher und weniger fehleranfällig. Die Aufbewahrung von Papierausdrucken der elektronischen Rechnungen genügt aber definitiv nicht mehr.
Ferner muss die – im beliebigen Format aufbewahrte –Rechnung lesbar sein und alle gesetzlich erforderlichen Angaben des § 14 Abs. 4 und des § 14a UStG aufweisen.
Neu ist, dass das Gesetz ein innerbetriebliches Kontrollverfahren vorschreibt, wenn keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren verwendet wird. Gefordert ist wörtlich „ein verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung”. Auf deutsch heißt dies, dass der Rechnungsempfänger nachweisen muss, dass jede Rechnung daraufhin überprüft wird, ob die berechnete Leistung tatsächlich in der dargestellten Weise erbracht wurde und ob der Rechnungsaussteller tatsächlich bezahlt werden muss.
In Betrieben ohne automatisierte elektronische Weiterverarbeitung, werden damit de facto keine zusätzlichen Anforderungen aufgestellt: Es muss einem Betriebsprüfer allerdings klar gemacht werden können, dass die für die Zahlungsanweisung verantwortliche Person sich jeweils davon überzeugt hat, ob die Rechnung in voller Höhe beglichen werden muss. Nach Auffassung des BMF werden nämlich keine neuen Aufzeichnungspflichten für die Unternehmen eingeführt. Wer die Rechnung prüfen darf und wer die Zahlungsanweisung frei gibt, muss daher nur in größeren Betrieben mit entsprechender Arbeitsteilung und Delegation dokumentiert werden, nicht aber bei Inhaber geführten Betrieben.
Das eben beschriebene innerbetriebliche Kontrollverfahren gilt ab sofort auch für Papierrechnungen. So gesellt sich zur Steuervereinfachung auch eine weitere bürokratische Anforderung. Der Gesetzwortlaut spricht jedenfalls dafür (§ 14 Abs. 1 UStG neue Fassung):
„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäfts- verkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.”
Betroffen sind alle Rechnungen für Umsätze, die nach dem 30.06.2011 ausgeführt werden. Maßgeblich ist also nicht das Ausstellungsdatum der Rechnung.
Schließlich möchte ich noch erwähnen, dass die umsatzsteuerliche Nachschau (§ 27b UStG) auch auf den Zugang zu elektronischen Systemen erweitert wird. Bei der Nachschau kommt das Finanzamt wie die Steuerfahndung ganz ohne Vorankündung. Damit tritt eine Verschärfung ein, die wieder mal so ganz nebenbei eingeführt wird.
Das BMF hat übrigens bereits am 19.04.2011 einen Frage-Antwort-Katalog veröffentlicht, der die Sichtweise der Finanzverwaltung widerspiegelt.