Rechtskanzlei und Steuerkanzlei Peter Eller, Fachanwalt für Steuerrecht, Spezialist für Medienrecht, München
Umsatzsteuer
Vorsteuervergütungsverfahren für Aufwendungen in einem anderen EU-Staat – 10.05.11
Erste Erfahrungen mit dem elektronischen Vergütungsverfahren (§ 18g UStG).
Wer als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer in einem beliebigen anderen EU-Staat Rechnungen mit ausländischer USt bezahlt, kann für Ausgaben seit 2010 ausschließlich über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einen Antrag auf Vergütung dieser Steuer stellen, der nach einer Vorprüfung an die zuständigen ausländischen Stellen weitergeleitet wird. Die Anträge müssen elektronisch und für jeden Mitgliedstaat gesondert gestellt werden. Einzelheiten unter http://www.steuerliches-info-center.de/DE/AufgabenDesBZSt/Umsatzsteuerverguetung/InlaendischeUnternehmer/inlaendischeunternehmer_node.html Der Antragsteller muss sich registrieren lassen und er muss die zu vergütende Steuer selbst berechnen. Sie muss mindestens (gfs. umgerechnet) 50 € betragen. Frist ist der 30.09. des Folgejahres.
Das BZSt bestätigt den Eingang der elektronisch übermittelten Anträge und prüft, ob die USt-IdNr. des Antragstellers zutreffend und er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Trifft beides zu, leitet das BZSt den Antrag innerhalb von 15 Tagen an den betreffenden Mitgliedstaat weiter. Das restliche Verfahren bis zur Entscheidung und zur Erstattung wird allein in Regie und Verantwortung des Erstattungsstaates geführt.
Die durchschnittliche Zurückweisungsquote liegt derzeit bei 15%. Der Antrag wurde beispielsweise von Österreich wegen einer einzigen falschen Rechnungskategorie insgesamt zurückgewiesen mit der Folge, dass der komplette Antrag neu gestellt werden muss. Allerdings wird der Antragsteller über die Zurückweisung manchmal nicht einmal informiert. Es kann auch vorkommen, dass der Antrag zwar vom zuständigen deutschen BZSt weitergeleitet, aber im Erstattungsstaat nicht angekommen oder weiterverarbeitet wird.
Trifft keine zeitnahe Reaktion ein, empfiehlt es sich, spätestens einen Monat nach der Weiterleitungsmitteilung des BZSt dort anzufragen, warum sich der Erstattungsstaat noch nicht beim Unternehmer rückgemeldet hat. Nur in diesem Fall ist das BZSt verpflichtet, seine vom Erstattungsstaat erhaltenen Rückinformationen an den Unternehmer weiterzureichen! Alternativ kann auch direkt bei der zentralen Stelle des Erstattungsstaates nachgefragt werden.
Das größte Problem bei den elektronischen Anträgen ist zweifelsohne die äußerst beschränkte Größe der zulässigen Anhangdatei mit den zu belegenden Rechnungen: nur 5 MB. Damit die Rechnungen lesbar sind, muss die Dateigröße bei A-4-Belegen je nach Textfülle und Auflösung 40 k bis 350 k betragen. Bei durchschnittlich 200 k reicht das gerade mal für 25 Belege! Für 250 Belege müssen also 10 gesonderte Anträge eingereicht werden.
In vielen Fragen ist allein das Umsatzsteuerrecht des Erstattungsstaates maßgeblich, das aufgrund der Spielräume des harmonisierten Umsatzsteuerrechtes von Land zu Land stark abweichen kann. Rechtsverbindliche Auskünfte erteilt das BZSt zu diesen Fragen nicht. Gesichert ist zunächst, dass in Fällen der umsatzsteuerlichen Organschaft sowohl die Organgesellschaft als auch der Organträger den Erstattungsantrag stellen. Zur Frage der Vollmacht befindet sich eine Liste auf der Webseite des Zentralamtes (www.bzst.de), ob eine Vollmachterteilung im Erstattungsstaat überhaupt möglich ist – etwa für steuerliche Berater – nicht aber welche Anforderungen an die Vollmacht zustellen sind.
Die Kategorisierung in 10 Hauptkennziffern und auf der Webseite BZSt jeweils zwei Unterkategorien bedeutet in der Praxis einen enormen bürokratischen Aufwand. Insbesondere bei Rechnungen, die Leistungen in mehreren Kategorien umfassen, stellt sich die Frage, ob der Erstattungsbetrag den Aufwand der Einteilung überhaupt lohnt. Das Gleiche gilt für die selbst einzutragende teilweise Abzugsfähigkeit, die ebenfalls nach dem Recht des Erstattungsstaates zu beurteilen ist.
Fazit: Die elektronische Eingabe erleichtert das Verfahren also lediglich für die Steuerbehörden des Erstattungsstaates keineswegs für den Steuerbürger.